GDPR

PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Politica de prelucrare și de confidențialitate a datelor cu caracter personal a societatii DECENU NOI RETAIL SRL, cu sediu social: Sos Bucuresti-Urziceni, Nr 16, Expo Market Doraly, Pavilion P9, Afumati, Ilfov, cod poștal 077010, cod fiscal: RO 42100650, Nr. R.C. J23/102/2020

 

DEFINIȚII LEGALE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 În sensul Regulamentului UE 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (denumit, în continuare, ”Regulamentul UE 679/2016” sau ”Regulamentul”), indicăm următoarele definiții: 

Date cu caracter personal – înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (persoana vizată). 

Persoana vizată – este acea persoana fizică identificată sau identificabilă, adică o persoană care poate fi identificată direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Operator – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Persoana împuternicită de operator – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

Destinatar – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism cărora le sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. 

 

DESPRE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ÎN CADRUL SOCIETATII DECENU NOI RETAIL SRL (denumită în continuare ”NOI”)

“NOI”, in calitate de operator, în desfășurarea activităților sale, prelucrează date cu caracter personal. Această prelucrare este realizată în conformitate cu dispozițiile Regulamentului UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și în conformitate cu legislația incidentă în domeniu. Prezenta Politică de prelucrare și confidențialitate a datelor cu caracter personal are rolul de a vă informa asupra prelucrării de către NOI a datelor cu caracter personal aparținând persoanelor vizate. Astfel, Politica de prelucrare și confidențialitate a datelor cu caracter personal a DECENU NOI RETAIL SRL se referă la mai multe subiecte care v-ar putea interesa, în calitate de persoană vizată, precum: existența unei prelucrări de date; categoriile de date cu caracter personal colectate;  scopuri ale prelucrării;  drepturi ale persoanei vizate;  alte informații necesare, astfel încât obiectivele și principiile statuate de Regulamentul UE nr. 679/2016 să fie îndeplinite. 

În conformitate cu Regulamentul UE nr. 679/2016, prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, necesară în desfășurarea activităților NOI, este realizată cu respectarea prevederilor legale, în acest sens NOI efectuând demersurile necesare pentru implementarea de măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru prevenirea prelucrării neautorizate sau ilegale a datelor dumneavoastră cu caracter personal. 

NOI, în desfășurarea activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, respectă principiile prelucrării de date cu caracter personal, asigurându-se că datele cu caracter personal pe care le prelucrează sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile în care sunt prelucrate. NOI, prelucrează datele cu caracter personal într-un mod legal, echitabil și transparent, colectând doar datele necesare unor scopuri determinate. Categoriile de date cu caracter personal colectate sunt doar cele adecvate și relevante, raportat la aceste scopuri. De asemenea, NOI se asigură ca datele cu caracter personal prelucrate sunt exacte, oferind persoanei vizate posibilitatea de a solicita rectificarea acestora, oricând, astfel încât datele să corespundă realității. NOI stochează datele cu caracter personal conform limitelor temporale prevăzute de lege, în funcție de fiecare scop al prelucrării. În același timp, NOI prelucrează datele cu caracter personal în moduri care să confere securitate adecvată acestui tip de date ale persoanei, depunând diligențele necesare în vederea prevenirii prelucrării neautorizate sau ilegale, precum și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin implementarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare unei prelucrări responsabile și în condiții de confidențialitate. 

Tipurile de date cu caracter personal prelucrate sunt urmatoarele: numele si prenumele persoanelor, adresa de domiciliu/livrare, semnatura, serie si nr carte de identitate, detalii de contact - număr de telefon personal, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință, etc.

 

SCOPURILE  ÎN CARE DATELE CU CARACTER PERSONAL POT FI PRELUCRATE  ÎN CADRUL SOCIETĂȚII DECENU NOI RETAIL SRL  (NOI)

Principalul scop în care NOI prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal este acela al emiterii cardurilor/legitimațiilor de client și, consecutiv, desfășurarea activităților de comerț între dumneavoastră și DECENU NOI RETAIL SRL  (NOI). În acest sens, NOI,  respectă prevederile Ordonanței nr. 99/2000 privind comercializarea produselor și serviciilor pe piață, act normativ care reglementează comerțul de tip cash&carry (forma de comerț cu autoservire pe bază de legitimație de client) – comerț realizat de societatea noastră, în desfășurarea raporturilor comerciale - precum și celelalte dispoziții legale în materie. De asemenea, NOI prelucrează date cu caracter personal în scopul îndeplinirii obligațiilor legale privind paza bunurilor proprii ale agentului comercial și paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, în scopul gestiunii economic-financiare, în scopul îndeplinirii obligațiilor fiscale ce revin NOI și care rezultă din depunerea declarațiilor privind impozitul reținut la sursă, precum și în scopul îndeplinirii oricăror obligații legale care revin societății noastre. NOI mai prelucrează date cu caracter personal și în scopul încheierii și executării contractelor, caz în care prelucrarea este necesară pentru derularea și gestionarea relației contractuale dintre părți, conform legii. Totodată, NOI poate prelucra date cu caracter personal în scopuri de statistică proprie, gestiune de reclamații și sesizări ale persoanelor vizate, marketing (persoanei vizate fiindu-i conferit, astfel, beneficiul de a primi oferte individualizate și adaptate nevoilor și intereselor sale specifice). În aceste scopuri, NOI poate prelucra toate datele cu caracter personal ale persoanei vizate pe care le deține, sau numai o parte dintre acestea, în funcție de cerințele impuse de fiecare scop în parte. În toate cazurile, NOI prelucrează datele cu caracter personal, în scopurile enunțate, numai cu respectarea dispozițiilor legale. 

 

CATEGORII DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL 

În îndeplinirea scopurilor, enunțate mai sus, pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și în vederea îndeplinirii obligațiilor legale/contractuale, ce revin NOI, ar putea apărea ca necesară dezvăluirea de date cu caracter personal unor anumite categorii de destinatari, cum ar fi: instituții publice, instanțe de judecată, parteneri contractuali sau colaboratori ai NOI. Orice divulgare de date cu caracter personal către destinatari, dacă și atunci când aceasta s-ar impune, va fi realizată numai cu respectarea prevederilor legale.

 

DURATA DE STOCARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL 

În funcție de scopul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal, durata de stocare a acestora poate să difere, ca de pildă:

 -în ceea ce privește emiterea legitimației și derularea firească a relației contractuale, perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal este egală cu durata deținerii calității de client al NOI, iar ulterior încetării calității de client, pentru o durată de încă 6 ani, pentru respectarea legislației;

 -în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor legale, perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal este egală cu durata necesară îndeplinirii acestor obligații legale; 

 - în ceea ce privește îndeplinirea intereselor legitime ale NOI, care rezultă din desfășurarea obiectului său de activitate, perioada prelucrării este aceea a duratei de timp necesare îndeplinirii acestui scop sau, dacă este cazul, până la momentul opoziției persoanei vizate față de o astfel de prelucrare. Pentru mai multe detalii privind durata de stocare a datelor cu caracter personal, în funcție de scopul în care este realizată prelucrarea de date, precum și pentru orice alte informații legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm trimiteți solicitările dumneavoastră la adresa: office@noi.ro / Alexandra.dogaru@noi.ro 

 

DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE 

În cadrul prelucrării datelor cu caracter personal, NOI acordă o deosebită atenție drepturilor de care beneficiază persoana vizată, în temeiul legii, asigurându-i acesteia exercitarea neîngrădită a drepturilor sale, precum:

  • dreptul de acces la datele cu caracter personal care o privesc și de a obține anumite informații despre activitățile de prelucrare care o privesc; 
  • dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal inexacte;
  • dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”), în măsura în care prelucrarea nu este conformă legii;
  • dreptul la restricționarea prelucrării ; 
  • dreptul de a fi notificat cu privire la rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării; 
  • dreptul la portabilitatea datelor către alt operator, în măsura în care sunt îndeplinite anumite condiții; 
  • dreptul la opoziția față de prelucrarea datelor cu caracter personal, în ceea ce privește situația lor particulară și în ceea ce privește prelucrarea în scopuri de marketing direct; 
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afectează în mod similar, într-o măsură semnificativă. 

De asemenea, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează având ca temei consimțămantul persoanei vizate, aceasta are dreptul de a își retrage consimtământul acordat pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal, fără ca acest fapt să afecteze legalitatea prelucrării efectuate în baza consimțământului la prelucrare, acordat anterior retragerii acestuia. 

Totodată, NOI respectă dreptul persoanei vizate de a se adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau justiției, în condițiile legii, ori de câte ori aceasta consideră necesar.

 

 SOLICITĂRI PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL 

Conform legii, NOI procesează orice cerere legată de datele cu caracter personal care este adresată în scris. Pentru exercitarea drepturilor pe care le aveți în calitate de persoana vizată puteți contacta Responsabilul cu protecția datelor al DECENU NOI RETAIL SRL, printr-o cerere/solicitare scrisă, prin email la adresa  office@noi.ro.  Termenul de răspuns la cererea/solicitarea dumneavoastră este de 30 de zile, de la data înregistrării cererii/solicitarii scrise, trimisă prin poșta electronică la adresa de e-mail indicată mai sus. Termenul poate fi prelungit, conform legii, cu două luni, atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.

 În înțelesul Regulamentului, în cazul în care cererile persoanei vizate sunt, în mod vădit, nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, operatorul poate fie să perceapă o taxă, fie să refuze sa dea curs cererii. 

 

OPERATORUL, PERSOANA ÎMPUTERNICITĂ DE OPERATOR ȘI RESPONSABILUL CU PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL 

Operatorul, titular al prelucrării datelor cu caracter personal colectate în scopurile descrise în cuprinsul prezentei Politici de prelucrare și de confidențialitate a datelor cu caracter personal este societatea DECENU NOI RETAIL SRL, sediu social: Sos Bucuresti-Urziceni, Nr 16, Expo Market Doraly, Pavilion P9, Afumati, Ilfov cod poștal 077010, cod fiscal: RO 42100650, Nr. R.C. J23/102/2020.

În desfășurarea activității sale, NOI, prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor vizate în condiții de responsabilitate, integritate și confidențialitate, cu respectarea tuturor prevederilor Regulamentului UE nr. 679/2016, precum și a tuturor dispozițiilor legale în materie. În ceea ce privește persoanele împuternicite de operator pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, NOI, depune diligențele necesare pentru a se asigura ca acestea realizează prelucrarea în condițiile Regulamentului și având o conduită integră și responsabilă, supunându-se principiilor de prelucrare a datelor cu caracter personal enunțate de Regulament, la fel ca și operatorul. În considerarea prevederilor Regulamentului UE 679/2016 și a asigurării respectării drepturilor persoanei vizate, NOI a desemnat un Responsabil cu protecția datelor cu caracter personal. Astfel, pentru informații referitoare la prelucrarea și protecția datelor, persoana vizată are posibilitatea de a contacta Responsabilul cu protectia datelor al DECENU NOI RETAIL SRL, la adresa de e-mail: office@noi.ro / Alexandra.dogaru@noi.ro .

 

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL PRIN MIJLOACE VIDEO

DECENU NOI RETAIL SRL prelucrează date cu caracter personal, respectiv imaginea, prin intermediul sistemelor video montate in cadrul magazinului NOI, în scopul monitorizării accesului persoanelor în perimetrul magazinului, al asigurării securității spațiilor de vanzare si adiacente și a marfurilor aflate la vanzare, precum și al siguranței persoanelor aflate în in interiorul locatiei.

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, instalarea și utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor și elementelor componente ale sistemului de supraveghere video se realizează  în conformitate cu prevederile legale în domeniu:

– Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD);

– Decizia nr. 52/2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, emisă de președintele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);

– Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

– Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003, aprobate prin HG nr. 301/2012, cu modificările și completările ulterioare;

– Ordinul nr. 52/2002 privind aprobarea Cerințelor minime  de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, emis de Avocatul Poporului.

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video se face numai de către persoanele autorizate de către operator (angajați ai operatorului).

Zonele monitorizate video cuprind toata suprafata magazinului.  Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată (birouri în care publicul nu are  acces, toalete și alte locații similare). Inregistrarile video se stocheaza si se pastreaza pentru o perioada de maximum 15 zile calendaristice.

Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a spori gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

– limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;

– mediile de stocare (înregistratoare video digitale) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;

– toți utilizatorii cu drept de acces au semnat fișa de post prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;

– dreptul de acces se acordă utilizatorilor doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;

– persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii de acces la bazele de date, este  administratorul de sistem, desemnat în acest sens de operator;

– administratorul/responsabilul de sistem de securitate fizică desemnat în acest sens ține în permanență o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;

– responsabilul cu protecția datelor personale va fi consultat înainte de instalarea oricărui nou  sistem video.

Totodată, s-a avut în vedere prevenirea unei prelucrări ilegale de date cu caracter personal sau  accesul neautorizat la datele respective.

Accesul la imaginile video înregistrate și transmise în direct sunt limitate la un număr redus de persoane (angajați ai companiei) care pot fi identificate în mod clar și este determinat prin atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces).

Accesul la materialul filmat și/sau la arhitectura tehnică a sistemului video este limitat la un număr redus de persoane care pot fi identificate în mod clar și este determinat prin atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces).

Toți membrii personalului cu drept de acces la înregistrările video beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Instruirea este oferită fiecărui nou membru al personalului, urmând ca atelierele periodice pe teme privind protecția datelor să fie organizate cel puțin o dată la doi ani pentru toți membrii personalului care au drept de acces la date.

Orice încălcare a securității în ceea ce privește subsistemul de supraveghere video este indicată în Registrul de investigații, iar Responsabilul cu protecția datelor este informat în legătură cu acest lucru, fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult 12 ore.

Monitorizarea prin sistemul de supraveghere video este anuntata clientilor prin afisare la toate intrarile in magazinul NOI, camerele video fiind vizibile publicului.

Refuzul clientilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul echipamentului de supraveghere video conduce la imposibilitatea permiterii accesului acestora in incinta magazinului NOI.